Procedura Ristretta per l’affidamento del servizio di stampa, imbustamento, fornitura di etichette per la spedizione di materiale e corrispondenza alla popolazione residente nella Regione Umbria coinvolta nei programmi regionali di Screening Oncologici per un periodo di anni quattro più eventuale uno di rinnovo- CIG n. 5541441DC3. Ammissione concorrenti ed approvazione Lettera Invito e Capitolato Speciale d’Appalto (Delibera D.G. 831 del 30/07/2015)

COMUNICATO                                                                     Pubblicato il 22/09/2015

Si comunica a tutte le Ditte partecipanti alla Gara “Procedura Ristretta per l’affidamento del servizio di stampa, imbustamento, fornitura di etichette e di quanto altro necessario per la spedizione di materiali e corrispondenza alla popolazione residente nella Regione Umbria coinvolta nei programmi regionali di Screening Oncologici (Cervicale, Mammografico e del Colon Retto) per un periodo di anni quattro più eventuale uno di rinnovo – CIG: 5541441DC3”, che la scadenza per la presentazione delle Offerte fissata con lettera invito a prot. 72335 del 03/08/2015 “entro le ore 13 del giorno 24/09/215”, viene posticipata alle ore 13 del giorno 02/10/2015 per problematiche relative al perfezionamento al portale AVCP del CIG sopra citato, al fine di consentire alle Ditte concorrenti il versamento del contributo pari ad € 140,00.

Conseguentemente la prima seduta pubblica di gara prevista sempre con la citata lettera d’invito prot. 72335 /2015 per il giorno “28/09/2015 alle ore 9.30” presso gli Uffici della U.O. Area Economato siti in Gubbio Loc. Branca, verrà posticipata nella stessa sede alle ore 9.30 del giorno 07/10/2015.

Il termine per la richiesta di Chiarimenti, fissato per le ore 13 del 18/09/2015 resta invariato.

Chiarimenti relativi alla procedura ristretta per l’ Affidamento del servizio di stampa, imbustamento, confezionamento kit, fornitura etichette e di tutto quanto necessario per la spedizione di materiale e corrispondenza alla popolazione residente nella  Regione Umbria.

_____________________________________________Pubblicati in data 22/09/2015

RICHIESTA CHIARIMENTI N.1

Quesito nr. 1
Nel capitolato è riportato che il servizio di postalizzazione avverà tramite Poste Italiane, attraverso un vs. codice di abbonamento? I costi della postalizzazione sono a vs. carico?
Quesito nr. 2
E’ possibile sapere se la postalizzazione sarà con Posta prioritaria 1 standard senza traccxiabilità o con Posta Prioritaria 1 con tracciabilità 2D?

Risposta ai Quesiti nr.1 e 2:
Dato che la postalizzazione con Poste italiane non è oggetto di questa gara si ritiene di non poter dare chiarimenti in merito salvo confermare che i costi della stessa sono a nostro carico e che attualmente per le “buste di ritorno dello screening colonretto” si utilizza Posta Prioritaria std senza tracciabilità.
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Quesito nr. 3
Riguardo alla stampa dei referti, il gestionale Demetra fornirà un file .pdf o.p7m pronto per la stampa e quindi anche a colori, comprensivo di testi ed anche di dati variabili del destinatario? Oppure fornirà solo la lista dei soggetti il cui referto è negativo e quindi la ditta aggiudicataria dovrà ricostruire il file, secondo un template condiviso, da stampare e postalizzare?

Risposta al Quesito nr. 3:
Il gestionale Demetra attualmente fornisce solo la lista dei soggetti il cui referto è negativo e quindi la ditta aggiudicataria dovrà ricostruire il file, secondo un template condiviso, da stampare e postalizzare; questo in attesa dell’adozione della marcatura digitale che permetterà il trasferimento dei dati in formato “.pdf”.
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Quesito nr. 4
Quali e come sono gli spazi messi a disposizione per le postazioni di lavoro? Sono ubicate all’interno dei laboratori? Che dimensioni e che accessi hanno?

Risposta al Quesito n. 4:
Gli spazi messi a disposizione per le postazioni di lavoro si troveranno all’interno del laboratorio. La ditta aggiudicataria dovrà provvedere alla collocazione di numero 2 postazioni di lavoro (tavolo/sistema di rilevazione delle etichette con RFID) una per ciascuno dei due screening la cui misura non deve superare i cm 160(b) x cm 80 (h).
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Quesito nr. 5
In relazione ai due centri di costo, si conferma che devono essere generati dei report che riportano, per ogni test, il relativo costo?

Risposta al Quesito nr. 5:
In relazione ai due centri di costo, si conferma che devono essere generati dei report che riportano, per ogni test, il relativo costo.
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Quesito nr. 6
Per quanto concerne l’allocazione dei server, viene preferita un’architettura del portale con: a) server fisico presso la vs sala macchina; b) server virtuale (ad esempio macchina wmware) ospitata su infrastrutture Hrdware presso la vs sala macchina; c) servizio distribuito in modalità software As A Service (quindi server in Hosting).

Risposta al Quesito nr. 6:
Il server gestionale degli screening non è collocato presso il Laboratorio Unico di Screening. Per i dettagli della gestione dello stesso si prega di mettersi in contatto con la ditta Umbria Salute.
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Quesito nr. 7
Si confera che il networking (cioè la rete) viene messa a disposizione dall’USL?

Risposta al Quesito nr. 7:
Il networking (la rete) viene messa a disposizione dall’Usl.
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RICHIESTA CHIARIMENTI N.2

Quesito nr. 1
Nell’ambito dell’architettura della soluzione software Portale Unico Regione Umbria, l’infrastruttura server (macchina server db and application) viene preferita: a) server fisico presso la vs sala macchina; b) server virtuale (ad esempio macchina wmware) ospitata su infrastruttura Hardware presso la vs sala macchina; c) servizo distribuito in modalità software As A service (quindi server in Hosting).

Risposta al Quesito nr.1
Infrastruttura Server per Sofware Portale Unico Regionale Umbria.
Per  i dettagli della gestione dello stesso si prega di mettersi in contatto con la ditta Umbria Salute.

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RICHIESTA CHIARIMENTI NR. 3

Quesito nr. 1
Con riferimento all’art. 3 par. 3 (STRUMENTAZIONI), punto 3. del Capitolato Speciale d’Appalto, nella parte dove si indica “un software e hardware di collegamento al LIS Demetra di NoemaLife”, si chiede di descrivere le specifiche tecniche dettagliate delle tecnologie di interfacciamento disponibili.

Quesito nr. 2
Si chiede di confermare se il sistema Demetra di NoemaLife disponga di “web services” di comunicazione già predisposti per servizi in oggetto e, in caso affermativo, si richiede di fornire esempio di WSDL.

Quesito nr. 3
Si chiede di specificare quali tipi di comunicazione alternativa al WS sono disponibili e di fornirne le relative specifiche tecniche di dettaglio.

Quesito nr. 4
Si chiede di confermare se l’interfacciamento con il LIS Demetra sia da prevedere in standard HL7 e, in caso affermativo, quale versione di HL7

Quesito nr. 5
Si chiede di specificare in dettaglio quali famiglie e quali codici messaggio sono da implementare

Quesito nr. 6
Si chiede di indicare quali interfacce sono previste

Quesito nr. 7
Si chiede di descrivere le modalità con cui avviene la comunicazione con il Portale Unico Regionale per la trasmissione del file stampa e, nello specicifico, indicare se si tratti di un accesso operatore o di un interfacciamento fra sistemi; In tale ultimo caso, si chiede di indicare quale sia la specifica di interfaccia

Quesito nr. 8
Si chiede di specificare cosa si intenda per “avvio della postalizzazione interfacciato con Demetra”, di cui punto 3 dell’art. 3, par. 3 (STRUMENTAZIONI) del Capitolato Speciale d’Appalto e di indicare quale sia la specifica di interfaccia

Risposte ai Quesiti nr. 1-2-3-4-5-6-7-8
Tutti i quesiti posti riguardano la gestione prettamente informatica degli screening per cui, come specificatamente indicato nel Capitolato Speciale di Gara, si rimanda ad un contatto diretto tra le ditte in gara e il fornitore del sistema informatico gestionale e  LIS: “Ditta Noemalife, prodotto Demetra” in quanto le specifiche richieste dovranno certamente subire personalizzazioni, modifiche o integrazioni (a spese della ditta aggiudicataria) che tengano conto sia del sistema presente c/o Laboratorio Unico di Screening  e sia delle necessità della ditta aggiudicataria che ad oggi non è possibile né prevedere  né anticipare, come sempre accade nei CSA che riguardano le interfacce con i sistemi di Laboratorio tra Ditte aggiudicatarie e “gestionale / LIS”.

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RICHIESTA CHIARIMENTI N. 4

Quesito nr. 1
In merito alle modalità previste per la trasmissione dei file di riproduzione contenente i nominativi della popolazione che andranno ad alimentare la produzione dei Mailing, è possibile avere un dettaglio in merito a:
– Modalità di trasmissione dei file oggetto; in modo particolare è prevista una trasmissione dei file in questione da parte della committente su di un sistema di accettazione dell’aggiudicataria o è previsto un “Get” dei file in oggetto a carico dell’aggiudicatario su di un sistema messo a disposizione dalla committente?
– Canale di trasmissione previsto (Web, FTP, ecc)
– Formato Flussi (archivi compressi, file di testo, ecc)
– Tipologia di flussi: i flussi sono suddivisi per tipologia di Screening e tipologia di documento? (Es. Flusso Screening Mammografico/Invito, Flusso Screening Cervicale/Sollecito Ecc); In caso contrario come è possibile contraddistinguere le varie tipologie di screening e relative tipologie di documento?

Risposta al Quesito nr. 1
Tutti i quesiti posti riguardano la gestione prettamente informatica degli screening per cui, come specificatamente indicato nel Capitolato Speciale di Gara, si rimanda ad un contatto diretto tra le ditte in gara e il fornitore del sistema informatico gestionale e LIS: “Ditta Noemalife, prodotto Demetra” in quanto le specifiche richieste dovranno certamente subire personalizzazioni, modifiche o integrazioni (a spese della ditta aggiudicataria), che tengano conto sia del sistema presente c/o Laboratorio Unico di Screening  e sia delle necessità della ditta aggiudicataria che ad oggi non è possibile né prevedere  né anticipare, come sempre accade nei CSA che riguardano le interfacce con i sistemi di Laboratorio tra Ditte aggiudicatarie e “gestionale / LIS”.

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RICHIESTA CHIARIMENTI N. 5

Quesito nr. 1
Si chiede con quale tariffa postale debbano essere postalizzati gli inviti, solleciti e referti, in particolare quale tariffa postale dovrà essere utilizzata per gli inviti colon retto fidelizzati e nuovi ingressi (massiva, nuova prioritaria 1, nuova prioritaria 4, altro).

Risposta al Quesito n.1
Dato che la postalizzazione con Poste italiane non è oggetto di questa gara si ritiene di non poter dare chiarimenti in merito salvo confermare che i costi della stessa sono a nostro carico

CHIARIMENTI_______________________________Pubblicati in data 16/09/2015

Quesito n.1: l’etichetta RFID deve essere esclusivamente fornita dalla Ditta aggiudicataria in quanto sarà apposta direttamente sul campione dall’Ostetrica al momento del prelievo.
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Quesito n. 2: si allega esempio di pdf relativo agli inviti e solleciti per lo screening cervicale.

Invito PAP TEST       Sollecito PAP TEST       Invito HPV         Sollecito HPV

Relativamente alle caratteristiche del codice fiscale è necessario che il bar-code (CODE 128) che lo identifica sia stampato direttamente nella lettera di invito e/o sollecito con delle stampanti in grado di non permettere “sbaffature” che possano comprometterne la lettura da parte dei lettori ottici forniti alle Ostetriche.
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Quesito n. 3: per “data dell’effettivo avvio della postalizzazione interfacciato con Demetra” si intende la capacità del software fornito dalla Ditta aggiudicataria di tracciare le varie fasi di lavorazione dei consumabili e deve essere in grado di indicare la data di consegna del materiale prodotto a Poste italiane per il recapito ( lettere di invito, solleciti, referti, ecc.).
Tale data deve essere rilevabile in Demetra mediante apposito collegamento con il software fornito in maniera tale che in caso di segnalazioni da parte del singolo utente sia possibile effettuare le verifiche inerenti la tempistica di recapito.
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Quesito n. 4: si ribadiscono le dimensioni delle etichette RFID (CSA pag.4):
lunghezza: 38 mm
altezza: 24 mm 
Il bar-code del codice univoco deve essere posizionato all’interno dell’etichetta  a una distanza dal bordo della stessa di 10 mm a destra e 10 mm a sinistra.
I volumi previsti per i “combi test” sono circa 5000/anno.
Prima di avviare la produzione delle etichette RFID sarà necessario fornire dei campioni per la verifica delle caratteristiche e per la compatibilità con le strumentazioni presenti in Laboratorio.
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Quesito n. 5: la periodicità degli inviti screening cervicale è mensile. I volumi mensili non possono essere precisamente indicati in quanto dipendenti da circostanze non standard (es. disponibilità delle sedute, periodi di chiusura ecc…). Sono comunque indicativamente desumibili dal numero annuale di volumi indicati nel CSA.
La periodicità dei solleciti è mensile (dopo tre mesi dalla mancata adesione) e segue le stesse regole degli inviti…
La periodicità degli invii referti è giornaliera. I volumi giornalieri non possono essere indicati in maniera precisa dipendendo dall’adesione allo screening e dalle tempistiche di refertazione. Sono comunque indicativamente desumibili dal numero annuale di volumi indicati nel CSA.
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Quesito n. 6: si allega esempio di pdf relativo agli inviti e solleciti per lo screening mammografico.

                    Invito MAMMOGRAFIA       Sollecito MAMMOGRAFIA

Relativamente alle caratteristiche del codice fiscale è necessario che il bar-code (CODE 128) che lo identifica sia stampato direttamente nella lettera di invito e/o sollecito con delle stampanti in grado di non permettere “sbaffa ture” che possano comprometterne la lettura da parte dei lettori ottici forniti agli operatori sanitari.
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Quesito n. 7: la periodicità degli inviti dello screening mammografico è mensile. I volumi non possono essere precisamente indicati in quanto dipendenti da circostanze non prevedibili ( es. disponibilità delle sedute, periodi di chiusura, disponibilità di personale ecc…). Sono comunque indicativamente desumibili dal numero annuale di volumi indicati nel CSA.
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Quesito n. 8: si allega esempio di pdf relativo ai vari consumabili screening colon retto comprensivi di buste.

Lettera Invito fronte KIT    Lettera invito retro KIT    Busta invito   Deplian Fronte KIT – invito 
Depliant Retro KIT – invito   Provetta KIT   Busta ritorno Fronte/retro KIT

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Quesito n. 9: può essere utilizzata anche una busta con finestra qualora nominativo e indirizzo dell’utente siano riportate nella lettera di invito.
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Quesito n. 10: i loghi da stampare nella busta devono essere a colori.
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Quesito n. 11: le provette vengono fornite direttamente dalle Aziende Usl Umbria 1 e Usl Umbria 2 alla ditta aggiudicataria.
Il confezionamento del kit di invito per i cittadini fidelizzati contiene gli elementi indicati per tale categoria nel CSA.

KIT Completo – invito 
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Quesito n. 12: il confezionamento del kit rispecchia le indicazione della circolare ministeriale n. 3 del 8 Maggio 2003 in quanto prevede per il trasporto dei campioni biologici il triplo involucro, precisamente:
Il primo contenitore è costituto dalla provetta con relativa bustina contenitiva;
Il secondo contenitore è costituito dalla busta plastificata antistrappo, impermeabile , a tenuta stagna;
Il terzo involucro è costituito dall’apposito contenitore utilizzato da Poste italiane per la consegna dei campioni al Laboratorio unico di screening;
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Quesito n. 13: le informazioni (Codice fiscale) presenti sia sull’etichetta RFID posta sul retro della busta di ritorno sia sull’etichetta posta sulla provetta devono essere identiche,  le dimensioni NO,
infatti l’etichetta per la busta di ritorno per “nuovi ingressi” è di cm 12(b) x cm 5(h) ,

Busta ritorno Nuovi ingressi     Busta ritorno Fidelizzati – Retro    mentre l’etichetta

apposta sulla provetta è di cm 4,5(b) x cm 1,00(h).    
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Quesito n. 14: la carta bibula deve essere necessariamente inserita nella fase di confezionamento del Kit nella busta di ritorno.
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Quesito n. 15: la periodicità degli inviti colon retto è settimanale e i volumi sono circa 4000 a settimana;
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Quesito n. 16: relativamente alle strumentazioni deve essere forniti numero 2 postazioni di lavoro ( tavolo/sistema di rilevazione delle etichette con RFID)  una per ciascuno dei due screening.
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Quesito  n.17: i collegamenti al gestionale Demetra devono essere concordati tra la Ditta aggiudicataria e la software house Noemalife .

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 Allegato A – Fac simile Offerta economica (ad esclusivo interesse dei soggetti ammessi)